事前打ち合わせの手順(提供会員向け)
このページでは、提供会員が事前打ち合わせを行うときの手順と、確認しておきたいポイントを詳しく紹介します。依頼会員と一緒に確認する内容も掲載しています。
STEP 1 事前打ち合わせの準備をする
センターから紹介を受けたあと、依頼会員から提供会員へ電話またはSMS(ショートメール)で連絡があります。
しばらく待っても連絡がない場合は、提供会員から電話またはSMSで連絡することもできます。
連絡が取れたら、事前打ち合わせの日程を相談して決めます。
事前打ち合わせは、紹介から1か月以内に行います。期限内に依頼会員から連絡がない場合はマッチングを解消します。
「ご連絡ありがとうございます」の気持ちで
依頼会員は、初めて提供会員へ連絡をするので、とても緊張しています。
まずは「ご連絡ありがとうございます」という気持ちでお話ししましょう。
事前打ち合わせは、お互いを知り、安心して活動を始めるための第一歩です。
最初のやり取りを大切にしましょう。
事前打ち合わせはどこでする?
事前打ち合わせは、原則として実際にお子さんを預かる場所で行います。
実際に預かる場所で打ち合わせをすることで、お子さんが過ごす場所や周囲の環境なども一緒に確認することができます。
複数の提供会員で支援する場合
紹介する提供会員が複数いる場合は、お互いの条件を確認するため、できるだけ一緒に事前打ち合わせを行います。
日程は依頼会員が調整します。依頼会員から連絡があったら、事前打ち合わせができる日をお伝えください。
提供会員宅で預かりをする支援の場合は、主にお子さんを預かる提供会員の自宅で行います。ほかの提供会員は、打ち合わせ後や別の日に、ご自宅をご紹介ください。
送迎のみの支援の場合
送迎のみで預かり場所がない支援は、依頼会員宅に送る場合は原則依頼会員宅で行いますが、どちらの会員宅でも行うことができます。やむをえず自宅以外で行う場合は、お子さんが打ち合わせ中に安全に過ごせて、個人情報を含む話ができる静かな場所で行います。
費用のかからない公共施設などをおすすめしています。市民センターを利用する際には、あらかじめ市民センターにご確認ください。
場所選びに迷う場合は、センターへご相談ください。
保育施設の挨拶が必要な場合
保育園などへの送迎を行う場合は、活動を始める前に、提供会員が保育施設へ挨拶をしておく必要がある場合があります。
事前打ち合わせの日程を決める際に、まず依頼会員から保育施設へ、提供会員の事前の挨拶が必要か確認してもらいましょう。
挨拶が必要な場合は、事前打ち合わせと同じ日に行うこともできます。
あらかじめ挨拶の日程も一緒に決めておくとスムーズです。
💡 ポイント
知らない方同士初めて電話で話すのは緊張すると思いますが、「ご連絡ありがとうございます」の気持ちで、最初のやりとりを大切にしましょう。話し忘れたことがあったら「迷惑かな?」と遠慮せずに何度でもお電話してください。
活動を始めて間もない方へ
活動を始めて間もないうちは、できるだけ支援の経験がある提供会員と一緒に支援することや、エリアリーダーもしくはアドバイザーが事前打ち合わせに立ち会うことができるよう、センターで調整しています。
他の提供会員やエリアリーダーと一緒に事前打ち合わせをする場合は、事前に連絡を取り、ご挨拶をしておくと、当日も安心して打ち合わせに臨めます。
分からないことや不安なことがあれば、先輩の提供会員やエリアリーダーにも聞いてみましょう。
日程を決めるときに確認しておくこと
依頼会員から連絡があったら、次のことを確認しておきましょう。
- □ 事前打ち合わせの日時
- □ 事前打ち合わせをする場所
- □ 駐車場の有無など、当日の行き方(お互いに)
- □ お子さんも一緒に参加すること
- □ 事前打ち合わせには1時間程度かかること
- □ 一緒に打ち合わせをする提供会員やエリアリーダーがいるか
- □ 保育施設への挨拶が必要か(送迎がある場合)
- □ 必要な場合は、挨拶の日時
💡 ポイント
事前打ち合わせにかかる交通費や駐車料金は、提供会員ご自身の負担となります。
STEP 2 当日はまず、お互いにごあいさつ
提供会員が持参するもの
当日は、次のものを持参します。
□ 会員証
□ 事前打ち合わせ確認書
□ はじめましてよろしく
□ 事前打ち合わせのながれ(提供会員用)(活動の手引書にもあります)
□ 活動の手引書
当日は、お子さんも一緒に顔を合わせます。
提供会員は、お子さんに目線を合わせてあいさつし、依頼会員にも安心してもらえるよう、簡単に自己紹介をしましょう。
STEP 3 「事前打ち合わせについてのお願い」を一緒に確認する
必ず一緒に確認してください
事前打ち合わせでは、依頼会員と提供会員が「事前打ち合わせについてのお願い」を読み合わせます。
お持ちの「活動の手引書」の「事前打ち合わせについてのお願い」を開いてください。
依頼会員で入会時オンライン面談をされた方は、「活動の手引書」を持っていません。このページをご紹介してください。
💡 ポイント
すべての項目を一つずつ読み合わせると、時間がかかります。
あらかじめ内容に目を通しておき、今回の支援には必要ないと分かっている項目は、「ここは今回はとばしましょうね」と依頼会員に声をかけながら進めると、打ち合わせがスムーズです。
事前打ち合わせについてのお願い(活動の手引書と同じ内容)
子どもの安全と支援内容について
- 子どもの安全が最優先です。「はじめましてよろしく」に沿って、支援活動の内容、安全な送迎ルート、預かり中の過ごし方などを、お互いによく話し合ってください。
- 見知らぬ家に突然預けられると、子どもはとても不安になります。依頼会員は、お子さんに預ける理由を分かりやすく説明し、提供会員にもお子さんのことをよく知ってもらえるよう紹介してください。
- ファミサポは、提供会員ができる時間に、できる範囲で支援する活動です。希望した日時に毎回支援を受けられるとは限りません。
- 依頼会員は「してほしいこと・してほしくないこと」、提供会員は「できること・できないこと」を遠慮せずに伝えてください。提供会員が希望に沿えない場合や、支援内容を追加する場合は、センターへご連絡ください。
連絡方法・お子さんの受け渡しについて
- 活動中の連絡方法を確認してください。緊急時の連絡先と方法についても、事前に話し合ってください。
- お子さんの預かりは、保護者や保育園、放課後児童クラブ、習い事の先生など、大人の手から大人の手へ行うことが原則です。
- お子さんが一人でいる留守宅へ迎えに行ったり、留守宅へ送り届けて提供会員だけが帰ったりすることはできません。
- 未成年の兄や姉による代行は、北九州市の認可保育所の基準にしたがい、中学生以上とします。
預かり中の過ごし方について
- 子育ての方針は、それぞれの家庭で異なります。依頼会員の子育て方針を尊重するとともに、提供会員宅で預かる場合は、提供会員宅の普段のルールを変える必要はありません。お互いによく話し合ってください。
- 食事・おやつは、原則として依頼会員が用意します。やむを得ず提供会員が用意する場合は、負担にならない程度で用意します。
- おやつは50円~100円、食事は150円~300円です。
活動料金について
- 活動料金は、原則として1回の支援活動が終了するたびに受け渡します。
- 手引書を見ながら、料金や受け渡し方法について双方で確認してください。
- 活動当日の料金は提供会員が計算します。計算方法が分からないときは、センターへお問い合わせください。
送迎・自家用車について
- 送迎は原則として、公共交通機関または徒歩で行います。
- やむを得ず自家用車を利用する場合は、「自家用車を使った支援活動について」を双方で必ず確認してください。
- ガソリン代は提供会員が計算し、実費を請求します。
- チャイルドシートは原則として依頼会員が用意します。準備が難しい場合はセンターへご相談ください。
住まい・送迎先・ペットなどについて
- 高層マンションでは、お子さんが外に出ないよう二重に施錠してください。
- 保育園や放課後児童クラブなどへ迎えに行く場合は、事前に施設へのあいさつが必要か、依頼会員が確認してください。
- ペットがいる場合は、子どもがひっかかれるなどの事故が起きないよう、ケージに入れる、別の部屋に隔離するなどの対応をしてください。子どもとペットの関わり方についても話し合います。
悪天候のとき
- 台風、大雨、暴風、積雪、濃霧などで支援活動に危険が予想される場合は、支援活動を行わない・依頼しないことを原則とします。
- 悪天候を理由としたキャンセル料は発生しません。お互いに連絡を取り合い、安全を優先してください。
研修日と活動日が重なったとき
- 研修日と支援活動日が重なった場合は、提供会員の研修を優先します。
STEP 4 「事前打ち合わせ確認書」で支援内容を確認する
「事前打ち合わせ確認書」を見ながら、センターから打診を受けた支援内容について確認します。
いつ・どこで・どのような支援を行うのか、双方の認識に違いがないか確認しましょう。情報が間違っていた場合には、センターにお知らせください。
依頼会員が育休復帰支援の対象者である場合は、「あり」としています。「なし」になっていても、今後申請の予定があるか、いつ頃になりそうかを確認してください。

STEP 5 「はじめましてよろしく」を使って具体的に話し合う
「はじめましてよろしく」に沿って、お子さんのことや実際の支援について話し合います。


送迎が必要な場合は、どこからどこまで、どのような方法で移動するのかを具体的に確認します。
まず、次の2つについて、それぞれ交通手段を確認しましょう。
- 提供会員の自宅から、お子さんのお迎え場所まで
- お子さんを迎えてから、お渡しする場所や預かり場所まで
徒歩、公共交通機関、タクシー、自家用車など、実際の活動をイメージしながら決めていきます。
保育園などへお迎えに行く場合
「保育園へ迎えに行く」ということだけでなく、お迎えから出発までの手順を具体的に確認しておくことが大切です。
たとえば、
- 駐車場
- 玄関はどのように入るのか
- お子さんはどの部屋にいるのか
- 誰に声をかけて引き取るのか
- 持ち帰る荷物はあるか
など、提供会員が実際に一人でお迎えに行ったときに困らないよう、詳しく確認しておきましょう。
お子さんをどのように連れて帰る?
徒歩で移動する場合も、実際にどのようにお子さんと移動するのかまで話し合います。
- 手をつないで歩く
- 抱っこする
- 抱っこひもを使う
- ベビーカーを使う
など、お子さんの年齢や様子、移動する距離や時間などを考えながら、安全に移動できる方法を決めます。
長時間の抱っこは、提供会員の負担が大きくなる場合もあります。抱っこひもを借りて移動するのか、ベビーカーを借りるのかなど、お子さんの安全と、提供会員が無理なく活動できることの両方を考えて決めましょう。
きょうだいを送迎する場合
きょうだいの送迎では、お子さん二人に加えて荷物もあると、提供会員の負担が大きくなる場合があります。
それぞれのお子さんが、
- 歩くのか
- 抱っこが必要なのか
- ベビーカーを使うのか
- どのくらい荷物があるのか
などを確認し、実際に一人で二人のお子さんを安全に送迎できるか、よく話し合ってください。
難しいと感じることがあれば、無理をせずセンターへご相談ください。
公共交通機関を利用する場合
バスや電車などの公共交通機関を利用した場合の交通費は、実費を依頼会員が負担します。
利用する交通機関や経路についても、事前に確認しておきましょう。
タクシーを利用する場合
お子さんを乗せて送迎するときには、タクシー利用補助制度を利用できます。
補助額は1回につき1,000円までです。1,000円を超えた分は、依頼会員が負担します。
利用方法や利用できる条件については、こちらをご確認ください。
自家用車を使う場合
自家用車で送迎する場合は、チャイルドシート、送迎の経路、ガソリン代などについて、事前打ち合わせでしっかり確認しておきます。
チャイルドシートを確認する
お子さんがチャイルドシートを必要とする年齢の場合は、
- チャイルドシートを使用できるか
- きちんと座ってベルトを締めていられるか
を確認します。
チャイルドシートをどうしても嫌がる、途中で外してしまうなど、安全に使用できないお子さんを自家用車で送迎することはできません。
チャイルドシートは、原則として依頼会員が準備します。準備が難しい場合は、センターへご相談ください。
安全な経路を確認する
送迎の経路は、近さよりも安全を優先します。
近道であっても細い道などは避け、できるだけ安全に走行できる経路を選びましょう。
また、提供会員の自家用車の中での飲食は禁止です。
ガソリン代を確認する
自家用車を使用する場合は、事前打ち合わせで、提供会員の車のガソリン代が「1kmあたり何円」になるかを依頼会員へ伝えます。
ガソリン代は車によって異なるため、提供会員ごとに1kmあたり20円、30円、40円など、10円単位で設定します。
活動にかかる距離は、
提供会員宅 → お迎え場所 → 活動終了 → 提供会員宅
までを計算します。
距離は地図ソフトなどで調べることができます。初回時に活動時に実際に走行した距離を依頼会員へお伝えすることもできます。
走行距離は1km単位で切り上げ、走行距離に「1kmあたりのガソリン代」をかけて計算します。
たとえば、1kmあたり30円の車で走行距離が8kmの場合は、
30円× 8km = 240円
となります。
💡 ポイント
事前打ち合わせのときに、「私の車は1kmあたり○円です」と依頼会員へ伝えておきましょう。
あわせて、どこからどこまでの距離をガソリン代として計算するのかも一緒に確認しておくと、活動後の精算がスムーズです。
お子さんを預かる場所は、原則として次の場所です。
- 提供会員宅
- 依頼会員宅
- 市内4か所のファミサポ預かり施設
- 預かりの安全が確保された市の公共施設
これ以外の場所での預かりを希望する場合は、必ず事前にセンターへお問い合わせください。
また、親子ふれあいルームや市民センターのフリースペースなどを利用する場合は、ファミサポの預かりで利用できるか、事前に施設へ確認してください。
会員宅で預かる場合
提供会員宅・依頼会員宅のどちらで預かる場合も、「安全チェックリスト」をもとに、お子さんが過ごす場所に危険なところがないか確認します。

お子さんの年齢や発達に合わせて、
- 危険なものや触ってほしくないものを片付ける
- 扉などにストッパーを付ける
- 危険な箇所にカバーを付ける
など、必要な安全対策をしてからお子さんを預かりましょう。
依頼会員宅で預かる場合
依頼会員宅での預かりも増えています。
初めてのお宅で、活動中に「着替えはどこ?」「使っていいのかな?」「どうすればいいのかな?」と困らないよう、事前打ち合わせで実際に場所を見ながら確認しておくことが大切です。
たとえば、次のようなことを確認します。
- 提供会員とお子さんが使ってよい部屋
- トイレ
- 手を洗う場所・水の使い方
- エアコンなど冷暖房の使い方
- 玄関の施錠のしかた
- 食べ物や飲み物の保管場所
- 食事やおやつ、飲み物の提供の仕方
- 着替えの保管場所
- ティッシュなど、活動中に必要なものの保管場所
- お子さんの好きなおもちゃ・遊び
室内の安全についても一緒に確認しましょう。
特にマンションなどでは、窓やベランダからの転落事故を防ぐため、窓の施錠についても必ず確認しておきます。
「安全チェックリスト」をもとに、お子さんの年齢や発達に合わせて危険なところがないか確認し、必要な対策を依頼会員と話し合ってください。
💡 ポイント
依頼会員宅で預かる場合は、「実際に自分がお子さんと二人でいるときに、分からなくて困ることはないかな?」と考えながら確認してみましょう。
冷暖房や窓の施錠など、普段その家で生活している依頼会員にとっては当たり前になっていることも、提供会員には分からないことがあります。
活動中に必要になりそうなことは、事前打ち合わせで遠慮なく確認しておきましょう。
公園など屋外で遊ぶ場合
預かり場所は、原則として室内です。
公園などでの外遊びは、まず預かりを重ね、提供会員がお子さんの様子をよく分かるようになってからにしましょう。
外遊びをする場合も、お子さんの年齢や行動、周囲の環境などを考え、安全を確保できる範囲にとどめてください。また依頼会員の承諾を得てください。
ファミサポの目的は、安全にお預かりすることが一番の目的です。なかには、保護者のかわりに提供会員がお子さんを連れてイベントに参加してほしいというご希望をいただくことがありますが、慣れない場所にいくと提供会員の負担が大きくなり、ケガのリスクも高くなります。判断に迷う場合は、センターまでご相談ください。
依頼会員の外出などに同行する場合
依頼会員が用事をする際に一緒に出かけ、その場所でお子さんを見守ることもあります。
その場合も、提供会員が安全にお子さんを見守ることができる場所・状況であることが大切です。
「この場所で預かって大丈夫かな」「このような見守り方で大丈夫かな」と迷う場合は、活動を引き受ける前にセンターへご相談ください。
ファミサポ預かり施設を利用する場合
市内4か所の「ファミサポ預かり施設」を利用することもできます。
ファミサポ預かり施設は、施設の職員がお子さんを預かる託児所ではありません。
依頼会員と提供会員が施設で待ち合わせ、提供会員が施設の場所をお借りして、お子さんを預かります。
利用する場合は、提供会員が施設の予約を行います。
詳しい利用方法や施設については、こちらをご確認ください。
💡 預かり場所を決めるときのポイント
預かり場所は、単に「どこで預かるか」だけでなく、
「その場所で、自分がお子さんを安全に見守ることができるか」
という視点で考えることが大切です。
事前打ち合わせでは、実際にそこでお子さんを預かっている場面を思い浮かべながら、危険なところはないか、活動中に必要なものはどこにあるか、困ることはないかを依頼会員と一緒に確認しましょう。
判断に迷う場所や預かり方については、事前にセンターへご相談ください。
食事・おやつ・飲み物が必要な場合は、原則として依頼会員が用意します。
ただし、保育園のお迎え後の預かりなど、依頼会員が用意することが難しい場合は、事前に話し合ったうえで、提供会員ができる範囲で用意することもできます。
提供会員が食事を用意する場合
提供会員が、あらかじめ調理して用意するか、購入して用意します。事前打ち合わせで依頼会員と相談して決めておきましょう。
また、好きな食べ物は何か、食べさせないでほしい食べ物は何かなども聞いておくと、実際の活動のときに参考になります。
※食物アレルギーのあるお子さんの食事は、依頼会員が用意するか、依頼会員が指定した調理済みの食品を購入してください。
依頼会員宅で食事を食べさせる場合
依頼会員宅での預かりの際に食事を食べさせる場合は、提供会員は火を使った調理はできません。電子レンジで温めることはできます。
事前打ち合わせのときに、食事の保管場所や電子レンジの使い方なども確認しておきましょう。
飲み物について
特に暑い時期は、熱中症予防のためにも飲み物が必要です。
飲み物は、依頼会員に持たせてもらうことが一番望ましいですが、持ち合わせがなかったり、活動中に足りなくなったりすることもあります。
そのような場合に備えて、
「水やお茶など、飲み物は何を飲ませてよいか」
を事前に必ず確認しておきましょう。
食物アレルギーは必ず確認しましょう
食物アレルギーの有無は、必ず確認してください。
アレルギーがある場合は、何に対するアレルギーなのかを具体的に確認します。
アレルギーがある場合は、何に対するアレルギーなのか、口にした場合にどのような症状が出るのかを具体的に確認してください。
症状の重いアレルギーがあるお子さんの場合は、活動中は食事をとらない、提供会員宅ではなく依頼会員宅で預かるなど、安全に活動するための工夫が必要です。
事前打ち合わせで確認しておきたいこと
食事・おやつ・飲み物が必要な場合は、次のことを確認しておきましょう。
- □ 誰が食事・おやつを用意するか
- □ 普段どのようなものを食べているか
- □ 好きな食べ物はあるか・苦手な食べ物はあるか
- □ 食物アレルギーはないか
- □ アレルギー以外に、食べさせてほしくないものはないか
- □ 飲み物は何を飲ませてよいか
- □ 依頼会員宅の場合、食事や飲み物はどこにあるか
- □ 電子レンジを使用する場合、その使い方
提供会員が用意した場合の費用
提供会員が食事やおやつを用意した場合は、依頼会員に実費を負担してもらいます。
目安は、
- おやつ 50円~100円
- 食事 150円~300円
です。
事前打ち合わせで提供会員が用意することになった場合は、どのようなものを用意するかとあわせて、費用についても確認しておきましょう。
ペットやその他のアレルギーがある場合は、何に対するアレルギーなのか、どのような症状が出るのかを具体的に確認してください。
センターでは、お子さんにペットアレルギーがある場合は、原則としてペットを飼っている提供会員宅での預かりにならないように配慮して紹介しています。
一方で、提供会員にペットアレルギーがあり、ペットを飼っている依頼会員宅での預かりが難しい場合もあります。
事前打ち合わせでは、お子さんだけでなく、提供会員自身のアレルギーについても確認し、安全に活動できるか考えましょう。
💡 ポイント
実際に事前打ち合わせをしてみてアレルギー反応が出た場合や、アレルギーのために今後の支援が難しいと感じた場合は、無理をせずセンターへご連絡ください。
お子さんの年齢や発達に合わせて、次のようなことを聞いておきましょう。
- トイレは自立しているか
- トイレに行きたいことを自分で伝えられるか
- 声をかける場合は、どのくらいの間隔で声をかけるとよいか
- おむつを使用している場合は、おむつ替えのタイミングや頻度
また、いつもと違う場所では、トイレに不安を感じるお子さんもいます。
特に提供会員宅で預かる場合は、普段どのようにトイレを済ませているのかを聞いておくと、提供会員もお子さんの様子に合わせて対応しやすくなります。
着替えなども準備してもらいましょう
活動中に困らないよう、必要に応じて、
- 着替え
- おむつ
- おしりふき
などは、少し多めに準備してもらいましょう。
💡 ポイント
排泄のことは、お子さんによってできることや必要な手助けが大きく異なります。
「トイレは自分でできます」だけでなく、どこまで一人でできるのか、どのような声かけや手助けが必要なのかまで確認しておくと、活動中もお子さんが安心して過ごせます。
お子さんの年齢に応じて、預かりの時間をどのように過ごすか、普段どのような遊びが好きかなどを確認しておきましょう。
好きな遊びや興味のあることを聞いておくと、お子さんも提供会員と過ごしやすくなります。
また、預かりの際に、お子さんが普段から遊んでいる好きなおもちゃを持ってきてもらうのもよいでしょう。慣れない場所での預かりでも、お子さんが安心して過ごすきっかけになります。
テレビ・ゲーム・YouTubeなどについて
提供会員宅で預かる場合、普段テレビをつけて過ごしている方は、預かりのために必ず消す必要はありません。普段のご家庭での過ごし方について、事前に依頼会員へ伝えておきましょう。
ゲームやYouTubeなどについて、依頼会員宅での時間や使い方の約束がある場合は、その約束を確認します。
ただし、ファミサポの預かりでは、決められた過ごし方をすべてそのとおりに行うことよりも、お子さんが安全に、安心して過ごせることが第一です。
お子さんとも一緒に約束を
ある程度お話ができる年齢のお子さんであれば、
「ファミサポで一緒にいるときは、こうしようね」
と、依頼会員・提供会員・お子さんで、預かりのときの約束を一緒に確認しておくのもよいでしょう。
お子さん自身も事前打ち合わせに参加することで、これからどのように過ごすのかが分かり、安心して活動を始めることにつながります。
戸外遊びや散歩をする場合
公園などでの戸外遊びや散歩をする場合は、事前に依頼会員の了承が必要です。
また、預かり場所についての確認と同じように、戸外での活動も、提供会員がお子さんを安全に見守ることができる範囲で行います。
お子さんの年齢や行動、提供会員との関係、周囲の環境などを考え、無理のない範囲で行いましょう。
💡 ポイント
預かり時間の過ごし方は、依頼会員の希望を聞いたうえで、提供会員が無理なく、安全にできることを話し合って決めます。
ファミサポの活動では、お子さんの安全が最優先です。そして、保護者と離れている時間を、お子さんができるだけ安心して過ごせることも大切にします。
そのために、事前打ち合わせでは、今のお子さんがどのような様子なのか、どのように関わると安心して過ごせるのかを依頼会員から聞いておきましょう。
お子さんとのコミュニケーションについて
同じ年齢のお子さんでも、言葉の理解やコミュニケーションのとり方は一人ひとり違います。
- 話す内容を理解できるか
- 話を最後まで聞くことができるか
- どのような声かけをすると伝わりやすいか
- 不安になったときや困ったときに、どのような関わり方をすると安心できるか
などを聞いておきましょう。
危険なときの声かけも確認しましょう
活動中、お子さんが危険なことをしようとしたときには、提供会員から注意をしなければならないことがあります。
そのようなときに、どのように伝えるとお子さんに分かりやすいのか、普段ご家庭ではどのように声をかけているのかを聞いておきましょう。
安全面で気をつけたいこと
今、お子さんが興味を持っている遊びや好きなこととあわせて、安全面で特に気をつけてほしい行動やくせがないかも確認します。
たとえば、
- 何でも口に入れる
- 高いところにのぼる
など、そのお子さんならではの行動について聞いておくと、活動中の事故防止にもつながります。
💡 ポイント
事前打ち合わせでは、「何が好きですか?」だけでなく、「どんなときに危ない?」「どんな声かけなら伝わる?」「どうすると安心できる?」と、普段のお子さんの様子を具体的に聞いてみましょう。
お子さんのことを一番よくわかっている依頼会員から教えてもらうことで、提供会員もお子さんに合わせた関わり方がしやすくなります。
事前打ち合わせでは、まず今回の支援では、活動料金や交通費がだいたいいくらになるのかを依頼会員へ説明しましょう。
「活動の手引書」の料金のページを一緒に見ながら確認します。
今回の支援にかかる料金を確認しましょう
活動時間は、原則として提供会員が自宅を出発した時間から始まります。
事前打ち合わせでは、
- 提供会員宅からお迎え場所まで、どのくらい時間がかかるか
- 全部の活動時間はどのくらいになりそうか
- 活動料金はだいたいいくらになるか
- 交通費などの実費はいくらくらいになりそうか
など、実際の支援をイメージしながら確認しておきましょう。
依頼会員にとって、「1回利用すると、だいたいいくらかかるのか」は大切な情報です。
正確な金額は実際の活動時間などによって変わりますが、事前におおよその金額を伝えておくと安心です。
また、育休復帰支援を利用するかどうかも確認してください。
支払い方法を決めておきましょう
活動料金は、活動の都度、現金で支払うことが原則です。
両会員が了承している場合は、現金以外の方法で支払うこともできます。
支払い方法にかかわらず、活動報告書の領収印と依頼会員のサインは必ず必要です。
依頼会員と直接会えない支援の場合
習い事への送迎など、活動終了時に依頼会員と提供会員が直接会えない場合もあります。
その場合は、お互いに相談して、
- お子さんのバッグなどに料金を入れて受け渡す(ただし安全上問題がない場合)
- 何回かに1回、直接会ってまとめて支払う
など、いつ、どのような方法で支払うのかを事前に決めておきましょう。
お金の受け渡しは、後から行き違いが起きないよう、両会員が納得できる方法を話し合っておくことが大切です。
キャンセル料も一緒に確認しましょう
キャンセル料についても、「はじめましてよろしく」に記載されている内容を、事前打ち合わせで一緒に確認しておきましょう。
- 前日までのキャンセル:無料
- 当日の自己都合によるキャンセル:1回500円
- 無断キャンセル:1回1,000円
ただし、悪天候や、お子さん・ご家族の病気によるキャンセルの場合は、当日であってもキャンセル料はかかりません。
💡 ポイント
キャンセルが発生してから初めて説明すると、お互いに戸惑うことがあります。
「どのような場合にキャンセル料がかかるのか」も、活動を始める前に一緒に確認しておきましょう。
ファミサポは、地域の助け合いです。
依頼会員と提供会員が、お互いに顔の見える関係をつくり、支え合いながら子育てをしていくことを大切にしています。
そのため、活動では、会員同士がしっかりコミュニケーションをとることがとても大切です。
事前打ち合わせの際に、電話番号やLINE、メールなどの連絡先を交換し、支援に必要なときに連絡がとれるようにしておきましょう。
最初はしっかり話すことを大切に
LINEなどは、送った日時や内容が残り、相手の都合のよいときに確認できるため、とても便利な連絡方法です。
一方で、短い文章だけでは、詳しい支援内容やお互いの気持ちが十分に伝わらないこともあります。「はじめましてよろしく」でも、信頼関係ができるまでは電話で確認することをお願いしています。
活動を始めたばかりのころは、電話で話したり、直接会ったときにお子さんの様子などを話し、お互いのことを少しずつ知っていきましょう。
やり取りを重ねて信頼関係ができてきたら、内容に応じてLINEなども上手に使っていきましょう。
連絡してよい時間帯も確認しましょう
事前打ち合わせでは、電話やLINEなどで連絡してよい時間帯も確認しておきます。
特にキャンセルの連絡については、
「前日までならキャンセル料がかからないから、0時までに連絡すればよい」
ということではありません。
支援の依頼を受けると、提供会員はそのために予定をあけて準備をしています。
必要であれば事前打ち合わせのときに、
「前日のキャンセルの場合も、遅くても○時までには連絡してくださいね」
など、お互いに無理のない連絡時間を決めておきましょう。
支援の前日に確認するのもおすすめです
支援の依頼を受けてから活動日までしばらく間があく場合は、前日に、依頼会員から連絡することをお願いしています。しかし提供会員からも
「明日は支援の日ですね。よろしくお願いします」
など、確認の連絡を入れておくのもよいでしょう。
日時や待ち合わせ場所などをもう一度確認でき、思い違いや連絡漏れの防止にもつながります。
活動中は、いつでも連絡がとれるように
活動中に、お子さんの体調や予定などについて確認が必要になることもあります。
活動中は、依頼会員・提供会員ともに携帯電話を身につけ、いつでも連絡がとれるようにしてください。
💡 ポイント
ファミサポは、単に「支援を頼む人」と「支援をする人」をつなぐだけの仕組みではありません。
地域の中で人と人がつながり、お互いを知り、支え合いながら子育てをしていく活動です。
そのつながりをつくる第一歩が、会員同士のコミュニケーションです。
便利なLINEやメールも活用しながら、分からないことや気になることはきちんと話し合い、お互いに安心してお付き合いできる関係を少しずつつくっていきましょう。
台風や大雨、暴風、積雪、濃霧など、天候が悪化しているときは、無理をして活動しないことが大切です。
ファミサポの活動は、お子さんと提供会員の安全が最優先です。
「このくらいなら大丈夫」と無理をせず、道路や交通機関の状況なども考え、安全に活動できるかを依頼会員と提供会員で相談して判断しましょう。
「はじめましてよろしく」でも、天候悪化時には活動できないことがあり、無理な活動を頼んだり、行ったりしないようお願いしています。
事前打ち合わせで話しておきましょう
天候が悪くなってから慌てないように、事前打ち合わせのときに、
- どのような場合には活動を中止するか
- 天候が心配なときは、いつ・どのように連絡を取り合うか
- 送迎が難しい場合はどうするか
などを話しておくと安心です。
特に、車や徒歩での送迎などは、天候によって普段とは危険の程度が大きく変わります。
提供会員が「安全に活動することが難しい」と判断したときは、無理をして活動する必要はありません。
天候悪化によるキャンセル料はかかりません
悪天候のため、安全を考えて活動を中止した場合は、当日のキャンセルであってもキャンセル料はかかりません。
キャンセル料を気にして無理に活動するのではなく、安全を優先して判断してください。
💡 ポイント
「無理な活動を頼まない・無理な活動をしない」ことが基本です。
天候が悪化したときは、依頼会員と提供会員が早めに連絡を取り合いましょう。
迷ったときは、安全な方を選ぶ。
そして、両会員だけでは判断に迷うときは、センターへご相談ください。
ファミサポでは、原則として、「事前打ち合わせ確認書」に記載された依頼内容に沿って活動します。
事前打ち合わせで決めていない内容を、活動当日になって依頼された場合は、原則として支援することはできません。
そのため、事前打ち合わせでは、
「どこからどこまで送迎するのか」
「どこで預かるのか」
「どのような支援をするのか」
など、実際の活動内容を具体的に確認しておきましょう。
活動内容が変わるときは
活動を続けていると、お子さんの成長やご家庭の状況などによって、必要な支援内容が変わることもあります。
その場合は、依頼会員と提供会員だけで内容を変更せず、センターへご連絡ください。
必要に応じて、支援内容の確認や事前打ち合わせを行います。
💡 ポイント
事前打ち合わせは、「この内容なら、お互いに無理なく安全に活動できる」ことを確認するためのものです。
活動中に予定していなかったことを頼まれたときは、その場で無理に引き受けず、「事前打ち合わせで決めた内容だったかな?」と確認してください。
迷った場合は、センターへご相談ください。
保育園などへの送迎を行う場合は、活動を始める前に、提供会員が保育施設へ挨拶をしておく必要がある場合があります。
まずは依頼会員から保育施設へ、ファミサポの提供会員がお迎えに行くことと、事前の挨拶が必要かどうかを確認してもらいましょう。
挨拶に行く日時を決めましょう
保育施設への挨拶が必要な場合は、
- 事前打ち合わせが終わったあと、そのまま依頼会員と一緒に施設へ行く
- 後日、提供会員が実際にお迎えに行く時間に合わせて依頼会員と待ち合わせ、施設へ挨拶に行く
といった方法があります。
施設によって都合のよい時間や確認方法が異なりますので、依頼会員からあらかじめ施設へ相談してもらい、日時を決めておきましょう。
💡 ポイント
初めてのお迎えの日に、提供会員も施設の方も戸惑わないよう、活動を始める前に顔を合わせておくことが大切です。
挨拶が必要か、いつ伺えばよいかは、まず依頼会員から施設へ確認してもらいましょう。
STEP 6 事前打ち合わせ確認書に署名する
話し合いが終わったら、提供会員は、自分の「事前打ち合わせ確認書」に依頼会員から署名してもらい、依頼会員が持つ確認書にも署名します。
分からないことや、まだ決められていないことがあれば、そのままにせず確認しましょう。
STEP 7 「事前打ち合わせ確認書」をセンターへ提出する
事前打ち合わせが終わったら、依頼会員から「事前打ち合わせ確認書」をセンターへ提出します。
依頼会員に市【公式】LINEから送信するか、コピーをセンターへ送付するよう伝えてください。
💡 大切なポイント
「事前打ち合わせ確認書」がセンターへ提出されるまでは、活動を始めることができません。
困ったとき・迷ったときは
「これは事前打ち合わせで決めたことだったかな?」
「このお願いは引き受けても大丈夫?」
「どう決めたらいいか分からない」
そんなときは、一人で判断せずセンターやエリアリーダーへご相談ください。
